Dropbox Business; geschikt voor het MKB?

“Is Dropbox ook geschikt voor zakelijk gebruik?” Het is een vraag die we vaak krijgen. In veel gevallen is het antwoord; ja, mits je kiest voor Dropbox Business. Met Dropbox Business beschik je als MKB-organisatie over een veilige cloud-oplossing om data veilig op te slaan. Toch zijn er ook aandachtspunten. Als Official Dropbox Reseller helpen we je op weg.

Dropbox Business Authorized ResellerDropbox is één van de grootste aanbieders van online opslag. Een bekende naam voor consumenten over de hele wereld. Maar niet alleen consumenten; met Dropbox Business heeft het bedrijf een mooie oplossing voor organisaties die hun data veilig willen opslaan in de cloud.

Dropbox Business

Laten we eens beginnen met de definitie die Dropbox zelf geeft:

Veilig delen, synchroniseren en samenwerken

Dropbox Business is de oplossing voor het veilig delen en opslaan van bestanden waarmee medewerkers graag werken en waarop IT-beheerders vertrouwen.

Of wat ze ook wel zeggen: “Ontworpen om teamwerk naar een hoger niveau te brengen”.

Daarmee bedoelen ze niet alleen de onbeperkte data-opslag, maar ook de mogelijkheid om data eenvoudig te delen met andere Dropbox-gebruikers. En dan niet het delen van een individueel bestandje of mapje, maar Dropbox Business biedt geavanceerde samenwerkingstools.

Als we kijken naar de claim zien we dat Dropbox een oplossing wil bieden waarmee medewerkers graag werken. Onze ervaring is dat Dropbox daar zeker in slaagt. Dropbox kan gebruikt worden op vrijwel alle apparaten en de apps werken bijzonder intuïtief. Synchronisatieproblemen komen vrijwel nooit voor, wat geen vanzelfsprekendheid is! Zo geven Google Drive en OneDrive wél regelmatig synchronisatieproblemen. Zeker op dat gebied heeft Dropbox de zaken goed op orde.

Daarnaast streeft het bedrijf met Dropbox Business naar een product waarop IT-beheerders kunnen vertrouwen, een goede missie wat ons betreft;). Uiteraard speelt de tevredenheid van de gebruikers hierin een belangrijke rol. Daarnaast is ook het beheer (klantomgevingen, gebruikers, teams, etc.) van belang. En op dat punt is er winst te behalen voor Dropbox. Omdat je daar als gebruiker echter geen hinder van zal ondervinden laten we dat in dit artikel buiten beschouwing.

Geavanceerde samenwerkingstools

Belangrijk bij een oplossing voor data-opslag is de ondersteuning voor het werken in teamverband.

Of je nu documenten met 5 of met 70 mensen wil delen; het is handig als je een duidelijk inzicht hebt in de datastromen binnen je bedrijf. Met het standaard (gratis) abonnement Dropbox Basic heb je dat inzicht nauwelijks. En dat hoeft ook niet, zolang je Dropbox gebruikt om je vakantiefoto’s of privéadministratie in op te slaan. Maar als je medewerkers moeten samenwerken en daarom bestanden met elkaar moeten delen, is het handig dat de beheerder controle kan houden over de data. Met Dropbox Business kan dat. De beheerder heeft inzicht in de gebruikers(rechten) en kan autorisaties toekennen en aanpassen.

Bovendien komt Dropbox Business met onbeperkte versiegeschiedenis en onbeperkt bestandsherstel. Tel daarbij op dat je onbeperkte opslagruimte krijgt en je hebt een tamelijk complete oplossing voor bestandsopslag.

Dropbox abonnementen

Onderstaand schema laat zien waarom je als bedrijf uitsluitend moet kiezen voor Dropbox Business.

Dropbox abonnementen

Nadelen van Dropbox Business

Tot zover de voordelen van Dropbox Business. In sommige gevallen is Dropbox géén goede of handige oplossing. Zo moet je als bedrijf minimaal 5 gebruikerslicenties afnemen, waar je natuurlijk niet op zit te wachten als je minder dan 5 gebruikers hebt. Bovendien staat de data niet opgeslagen op Nederlandse servers, terwijl dat voor veel bedrijven en (overheids)instellingen een belangrijke voorwaarde is.

Conclusie

Waar Dropbox zich aanvankelijk vooral richtte op de consumentenmarkt, doet het bedrijf verwoede pogingen om ook de zakelijke markt te veroveren. En met succes, zo lijkt het. Met Dropbox Business voorziet het in belangrijke behoeften als onbeperkte opslag, onbeperkte versiegeschiedenis, onbeperkt bestandsherstel en voldoende mogelijkheden om data te delen met medewerkers en andere stakeholders. Hoewel er met de minimale afname van 5 licenties een kleine drempel is aangebracht, lijkt de dienst voor veel MKB-organisaties geschikt. Toch is voorzichtigheid geboden; in hoeverre is het acceptabel dat de data niet op servers in Nederland staat en is het kostentechnisch een interessante oplossing wanneer je een team van 50 gebruikers hebt? Zeker voor dergelijke omgevingen is het de moeite waard om alternatieven te bekijken. Uiteraard helpen we je daar graag mee. Afhankelijk van jouw wensen en werkwijze komen we met een eerlijk advies.

Heb je al een Dropbox-account en wil je die upgraden naar Dropbox Business? Neem dan contact met ons op. Als Official Dropbox Reseller kunnen wij je daarbij helpen.

Lees op de website van Dropbox ook de verhalen van andere Dropbox-gebruikers en bekijk welke bedrijven reeds gebruik maken van Dropbox Business.